Sistema Interno de Información

Para poder realizar cualquier comunicación se podrá hacer, si así lo desea, de manera anónima o no, por las siguientes vías:

• Intranet corporativa: a través del enlace <https://fueib.factorialhr.es/complaints>. Esta vía habilitada permite y garantiza la comunicación anónima, la cual opera a través de los servicios proporcionados por el software Factorial.
• Correo postal: a través de la dirección
  • A/A: Dirección de la FUEIB
  • Ctra. Valldemossa Km 7,5 Edificio Bartomeu Rosselló Pòrcel (Campus Universitario, 07122 Palma, Islas Baleares
• Correo electrónico: a través de la dirección <canal.intern@fueib.org> 

Solo se aceptarán las comunicaciones recibidas a través de las vías establecidas en el protocolo. Cualquier comunicación que no se realice mediante los canales mencionados anteriormente no será considerada válida ni estará sujeta al protocolo.

Estarán sujetos a este protocolo las acciones u omisiones siguientes, presentadas por las personas informantes protegidas por el mismo:

• Cualquier acción u omisión que pudiera constituir una infracción del Derecho de la Unión Europea.
• Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones penales o administrativas graves o muy graves. En todo caso, se entenderán como incluidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen daños económicos para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

A continuación se presentan algunos ejemplos:

• Contratación y adjudicación pública.
• Servicios, productos y mercados financieros.
• Prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
• Seguridad y comercialización de productos comerciales en la UE.
• Seguridad del transporte.
• Protección del medio ambiente.
• Protección enfrente las radiaciones y la seguridad nuclear.
• Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales.
• Salud pública.
• Protección de los consumidores.
• Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y sistemas de información.  

La FUEIB dispone del protocolo específico "Gestión del protocolo de prevención de acoso en el entorno laboral de la Fundació Universitat-Empresa de les Illes Balears MP" para gestionar cualquier acción asociada al acoso sexual, laboral o por razón de género, el cual establece las directrices para identificar situaciones de acoso y los procedimientos de actuación, así como los roles y responsabilidades de los órganos competentes.

Las comunicaciones tienen que contener la siguiente información:

• Descripción de los hechos de la manera más concreta y detallada posible.
• Fecha aproximada en la que se produjeron los hechos.
• Identificación, siempre que sea posible, de las personas que han participado en los hechos.
• Cualquier información, evidencia o elemento de prueba que facilite la verificación de los hechos.
• Las personas que realicen las comunicaciones por correo postal o reunión presencial tendrán que facilitar un correo electrónico o medio de contacto a efectos de recibir las notificaciones y seguimiento de la comunicación.

Las personas interesadas a realizar la comunicación anónimamente lo podrán hacer a través de la vía facilitada.

Toda persona física podrá informar la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI) o las autoridades o órganos autonómicos correspondientes de la comisión de cualesquier acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, ya sea directamente o previa comunicación a través del canal interno correspondiente.

Se ha designado como responsable del SII al director de la FUEIB.

El plazo para resolver la comunicación una vez recibida la comunicación no podrá ser superior a los 3 meses desde la recepción al informante del acuse de recibo. Para casos de especial complejidad, se admite una prórroga de 3 meses previo informe.

El procedimiento de gestión de las comunicaciones consta de diferentes fases:

Fase inicial

Implica el envío de la comunicación a través de los medios establecidos, el registro, asignación de un código de identificación y el envío de un acuse de recibo en siete días. Después, el Responsable del SII realiza un análisis preliminar en un mes y decide admitir o inadmitir la comunicación. En ambos casos, el responsable del SII tendrá que comunicar por escrito a la persona informando la decisión adoptada y el motivo del archivo o de la admisión de la comunicación.

Fase de investigación

Se realizan acciones para verificar la veracidad de los hechos comunicados. Se elabora un expediente con información descriptiva, valoración del contenido e identificación de las personas afectadas. En esta fase se puede solicitar información, revisar pruebas, documentos, analizar procesos y, si es necesario, recurrir a expertos externos. El expediente incluye la documentación detallada de las acciones.

Comunicación a la persona afectada y trámite de audiencia

El responsable del SII tiene que informar la persona afectada de los hechos en un mes desde la aceptación de la comunicación, pudiendo aplazarse si pose en peligro la investigación. Antes de resolver, la persona afectada tiene derecho a presentar alegaciones en un plazo de 10 días para aportar pruebas relevantes. Se garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y no se revela la información a la persona afectada. La FUEIB velatorio por la integridad de las pruebas recogidas.

Fase de resolución

El Responsable del SII emite un informe motivado con medidas como:

Archivo del expediente si la investigación de los hechos señalados no revela ningún incumplimiento, carencia de pruebas, ausencia de hechos o falta de veracidad en la información
Remisión al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea
Informe favorable sobre la comisión de una irregularidad o incumplimiento de la normativa aplicable

La resolución se comunica a la persona informando en un máximo de tres meses, pudiendo prorrogarse en casos complejos con informe justificativo.

Una vez que se ha procesado la comunicación, la investigación tendrá que seguir su curso independientemente de si se quiere retirar.

Quién haga una comunicación a través de la intranet corporativa tiene que recordar las claves de acceso, con el objetivo de garantizar la máxima seguridad y confidencialidad de la comunicación procesada.

En el caso en que no recuerde sus credenciales tendrá que procesar una nueva comunicación, indicando en esta el ocurrido y volviendo a redactar el informe con las pertinentes pruebas.

El tratamiento de datos personales que deriven de la comunicación recibida a través del SII se regirá por la aplicación de este y por el que dispone el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados por finalidades de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y ejecución de sanciones penales.

El responsable del tratamiento de los datos derivados de las denuncias será la propia entidad, con los datos siguientes:

FUNDACIÓN UNIVERSIDAD EMPRESA ISLAS BALEARES MP (FUEIB)

CIF: G07779895

Domicilio: ctra. de Valldemossa, km 7.5, 07122 Palma

Teléfono: 971 17 20 22

<dpo@fueib.org> 

 Se atenderá a las disposiciones del artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en los casos en que los datos personales sean obtenidas directamente de los interesados. En estos casos, se informará de manera explícita sobre la confidencialidad de la identidad de los interesados, la cual no se comunicará en ningún caso a la persona afectada ni a terceros.

La identidad de la persona informando solo será revelada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa si es necesaria dentro del marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

El acceso a los datos personales configurados al SII quedará limitada exclusivamente por las personas siguientes:

• El responsable del SII.
• Los responsables de Recursos Humanos y de los servicios jurídicos de la FUEIB, cuando sea necesaria su actuación.
• El delegado de protección de datos.

Sin embargo, otras personas diferentes de las mencionadas también podrán acceder a los datos personales de un expediente de investigación específico. Así mismo, la FUEIB podría optar para recurrir a un tercero externo independiente, si su intervención fuera necesaria para adoptar las medidas pertinentes.

En caso de que la FUEIB reciba información sobre datos personales que no sean relevantes para la investigación o para el conocimiento de las acciones y omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de este protocolo, procederá a su supresión inmediata. Igualmente, eliminará los datos personales comunicados que afecten conductas que no estén previstas dentro del ámbito de aplicación de este protocolo.

Los datos personales sometidos a investigación se conservarán al SII solo por el tiempo necesario. En caso de que hayan transcurrido tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado las actuaciones de investigación, se procederá a la supresión de estos datos personales, salvo que la finalidad de su conservación sea garantizar la evidencia del correcto funcionamiento del SII.

El delegado de protección de datos de la FUEIB es el responsable de sistemas de gestión de la entidad.

Las persones informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones individualizadas ante el delegado de protección de datos, a través de la dirección electrónica <dpo@fueib.org>, mediante un escrito motivado que acredite su identidad.